• BanWar.org

    Наша коммерческая сеть BanWar.org

    Наша коммерческая сеть BanWar.org. Казино "Пари Матч" предоставляет игрокам возможность наслаждаться разнообразными играми и быстрыми выплатами.
    Читать полностью

Опис документів - зразок для передачі іншій організації, для архіву

  1. Трохи про опис документів - для чого вона потрібна?
  2. Для внутрішнього користування юридичними особами та особливості опису
  3. При передачі документів до архіву
  4. Нумерація сторінок справи
  5. Підшивка і прошивка томів, частин
  6. оформлення обкладинки
  7. Оформлення листа-завірителя справи
  8. складання опису
  9. Остаточний оправлення справи
  10. Для влаштування до державних органів
  11. Для передачі іншій організації
  12. висновок

Діяльність будь-якої організації тісно пов'язана з веденням документації, яка включає вхідну кореспонденцію, кадровий облік, договірні відносини, звіти в різні державні органи. Всі ці документи вимагають ретельної та якісної оптимізації.

Трохи про опис документів - для чого вона потрібна?

Опис допомагає систематизувати наявну інформацію і забезпечує оперативний пошук потрібних документів.

Виділяють різні види опису справ в залежності від призначення:

  • Описи справ постійного зберігання. Основним їх призначенням є розкриття складу справ і їх змісту.
  • Описи справ тимчасового зберігання. Містять список документів справ тимчасового зберігання (т. Е. Справи з терміном зберігання не більше 10 років).
  • Переліки документів, характерних для специфічних організацій (правоохоронних, судових органів і т. Д.)
  • Описи справ особового складу.

Кадрова та бухгалтерська документація підлягає обов'язковому обліку, так як ці документи направляються в державні органи або архів. Для деяких документів передбачений обов'язковий термін зберігання. Наприклад, особисті справи співробітників зберігаються протягом 75 років, фотографії та відеоматеріали - 5 років.

Опис справ є не тільки найважливішим елементом якісного діловодства в будь-якій організації, але і, в деяких випадках, обов'язковим. Наприклад, трудова інспекція при перевірці може зажадати певні кадрові документи, які згідно із законом повинні знаходитися у роботодавця.

Так, протягом 75 років має зберігатися в архіві підприємства або в Державному архіві згоду на обробку персональних даних. Ненадання цих документів загрожує накладенням відповідальності у вигляді великого штрафу.

Для внутрішнього користування юридичними особами та особливості опису

Підприємства різної організаційно-правової форми також активно використовують описи справ у своїй діяльності. Зокрема, для реєстрації вхідної кореспонденції, для систематизації первинних документів, складання реєстрів договорів, для оптимізації особистих справ і кадрової документації. Вступники документи можуть бути систематизовані за хронологією або номінально (т. Е. За видами справ).

У кожній організації необхідно вести окремі форми реєстрації:

  • вхідної та вихідної документації (листи, вимоги, прохання);
  • кадрових документів (розпорядження, накази);
  • різних протоколів (протоколи зборів засновників, ради директорів, протоколи зборів працівників, нарад);
  • наказів і розпоряджень в рамках основної діяльності підприємства;
  • ліцензій і сертифікатів.

Необхідною елементом діяльності фірми є ведення описів особистих справ співробітників і звільнених працівників.

Склад особової справи визначається внутрішніми нормативними актами підприємства. Оптимальний склад повинен включати:

  • копії паспорта;
  • копії дипломів, свідоцтв про підвищення кваліфікації;
  • копії ІПН, пенсійного посвідчення;
  • довідки про наявність судимості;
  • копії медкнижки;
  • наказ про призначення на посаду;
  • копії трудової книжки;
  • трудовий договір;
  • копії посадової інструкції.

Для опису особової справи звільненого працівника даний перелік доповнюється копією наказу про звільнення. На кожного співробітника заводиться окрема справа, яке згодом прошивається і здається в архів організації.

При передачі документів до архіву

Частина виробничої документації через певний час повинна передаватися в архів. До архіву організації зазвичай здаються справи з терміном зберігання понад 10 років. Згідно із законодавством, після закінчення 3-х років з моменту завершення справ у діловодстві підприємства вони повинні передаватися в архів.

Порядок підготовки та складання документації в архів:

Нумерація сторінок справи

Номер сторінки проставляється в правому верхньому куті простим графітним олівцем. Листи форматів А3 і А2 прошиваються за один край і нумеруються як 1 лист, потім згортається. На лист, підшитий за середину, ставляться два порядкових номери. Фотографії, ілюстрації нумеруються по зворотному боці.

Підшивка і прошивка томів, частин

Максимальний обсяг справи - 250 сторінок, при перевищенні зазначеної кількості, необхідно почати новий том або частина. Прошивається в чотири проколи для надійного закріплення листів різного формату.

оформлення обкладинки

Повне найменування організації, порядковий індекс частини або томи, найменування справи та термін зберігання.

Оформлення листа-завірителя справи

Вкладається після останнього документа.

складання опису

Складається сам документ

Остаточний оправлення справи

Переплітається у тверду картонну обкладинку, на перший лист справи накладається 10-сантиметровий шматок картону, через який і прошивається справу. Це необхідно для запобігання ниток від стирання.

При необхідності складається внутрішній опис частин і томів справи, яка вкладається в самому початку. При складанні здавальної опису необхідно вказати:

  • номер, який присвоюється кожному справі;
  • індекс томи або частини;
  • заголовки кожного тому або частини;
  • кількість аркушів у кожному томі;
  • необхідний термін зберігання.

У разі ліквідації підприємства, в архів передаються особисті дані працівників: картки, справи і не затребувані трудові книжки.

Які документи потрібні для   отримання дитячої допомоги Які документи потрібні для отримання дитячої допомоги ? Читайте в нашому матеріалі.

тут ви дізнаєтеся, які документи надати при прийомі на роботу.

Що потрібно для відкриття розрахункового рахунку? Про це написано тут .

Для влаштування до державних органів

Складання опису це обов'язкова вимога при відправці документів в різні державні та муніципальні структури. Опис повинна бути завірена підписом і печаткою організації-укладача.

Документи включаються до опису згідно зі стандартною структурі, яка передбачає:

  • фірмове найменування організації;
  • номер опису;
  • Заголовок;
  • пронумерований список документів і кількість аркушів;
  • сумарна кількість документів.

Опис документів для особової справи

Докладний перелік документів, що надаються необхідно вказати при відправленні документації до податкових та пенсійних органів, ФСС (Фонд соціального страхування), органи статистики. Складання переліку документів необхідно і при направленні документів до суду і всім учасникам по конкретній справі. Законодавством не встановлюється специфічних вимог до цього виду опису.

Для передачі документів до податкової існує уніфікована форма опису і під кожен запит і заяву передбачений певний перелік документів.

Подача заяв в правоохоронні органи так само повинна супроводжуватися складанням докладної опису, особливо якщо заява містить якісь вкладення, докази або виправдувальні дані.

Для передачі іншій організації

Багато які великі організації при укладенні договорів з контрагентами вимагають повний пакет необхідних документів разом з їх описом. Такий пакет документації може бути відправлений поштою, переданий кур'єрській службі або навмисне, і існує ймовірність втрати частини переданих паперів. Щоб уникнути непорозумінь і несприятливих наслідків, рекомендується складати описи за підписом уповноваженої посадової особи.

Опис для передачі документації іншої організації скласти дуже просто. Для цього необхідно вказати найменування організації-відправника, пронумерувати всі вкладення і вказати кількість аркушів. Таким чином, ви можете уникнути необгрунтованих претензій і звинувачень в ненаданні необхідної документації та приховуванні відомостей.

висновок

Опис справ широко використовується у внутрішній діяльності організацій:

  • для обліку кореспонденції, ведення особових справ працівників, обліку та оптимізації установчих документів, договорів;
  • правила складання переліків справ постійного і тимчасового зберігання розробляються і затверджуються організацією самостійно;
  • при ліквідації в архів передаються тільки особисті справи співробітників;
  • після закінчення встановленого часу, справи повинні передаватися в архів організації;
  • в окремих нормативно закріплених випадках складання докладних переліків є обов'язковим: для направлення паперів в ИФНС (Інспекція Федеральної податкової служби), Росстат (Федеральна служба державної статистики), ФСС, правоохоронні та судові органи;
  • при проведенні перевірки трудової інспекцією, відсутність необхідних документів спричинить несприятливі наслідки для організації;
  • опис справ допомагає систематизувати документацію, забезпечити зручний і оперативний пошук необхідних паперів.

Трохи про опис документів - для чого вона потрібна?
Трохи про опис документів - для чого вона потрібна?
Що потрібно для відкриття розрахункового рахунку?