The article has been automatically translated into English by Google Translate from Russian and has not been edited.

фото Depositphotos

Америка - бюрократична країна. І одна з умов спокійного життя тут - уважне ставлення до документів. Порядок в паперах дозволяє швидко заповнити будь-які форми і надати всі документи в будь-яку інстанцію, будь то податкові, імміграційні або соціальні служби, освітні або медичні установи. Кожна сім'я з часом виробляє свій підхід до ведення домашнього архіву. ForumDaily ділиться перевіреними порадами, які дозволять без стресів пережити будь-яку ситуацію, будь то оренда або покупка житла, отримання громадянства або оформлення стипендії на навчання в коледжі.

Відокремлюйте спогади від бюрократії

Якщо в ящиках вашого столу рахунки за електрику перемішані з малюнками дітей, а свідоцтво про шлюб сусідить з весільними фотографіями, рано чи пізно це призведе до проблем.

Спогади накопичуються набагато швидше, ніж важливі документи, і потрібні папери можуть виявитися похованими під шарами листівок, карт, прострочених подарункових сертифікатів і квитанцій про оплату оренди машини, на якій ви їздили по Мексиці в 2012 році.

Єдине рішення цієї проблеми - взяти за правило ніколи не змішувати одне з іншим. Найкраще рознести спогади і справи в різні місця вашого будинку або квартири, щоб приємні, але непотрібні папери не відволікали від роботи з документами.

Готуйтеся до подачі податкової декларації весь рік

Ця рада допоможе не тільки зберегти нерви, а й заощадити гроші. Замість того щоб перед подачею декларації гарячково міркувати, які витрати можна списати з оподатковуваних доходів в цьому році, а потім в паніці шукати документальні підтвердження своїх прав, збирайте пов'язані з податками паперу з першого квітня.

Заведіть спеціальну папку «Taxes 2017" і складайте в неї листи від організацій, яким ви жертвували гроші.

Дізнайтеся, яку частину витрат на освіту, медичні послуги і пошук роботи ви можете відняти з оподатковуваної бази, і фіксуйте ці витрати весь рік. Вважається, що таким чином можна зменшити податки на 10% в рік - і це абсолютно законно і чесно.

До речі, всі документи, пов'язані з уже сплаченими податками і одержаними поверненнями повинні зберігатися в чітко промаркованих папках. Всіляких ситуацій, при яких вас можуть попросити надати Tax return за минулий рік, десятки.

фото Depositphotos

Не забувайте про коріння

У кожного іммігранта в першому поколінні є документи з батьківщини. Їх особливо неприємно втратити, оскільки відновлювати їх буває важко і незручно. Тим часом, вони можуть стати в нагоді. Зберігати їх необхідно разом з офіційними перекладами (якщо вони є) і копіями американських еквівалентів.

Наприклад, якщо у вас є диплом вузу, отриманий на Батьківщині, то в одній папці з ним повинен лежати переклад та довідка про оцінку диплома (evaluation). Якщо ці відомості зацікавлять вашого роботодавця або ви самі вирішите продовжити освіту, вам залишиться тільки дістати потрібну папку і відправити документи куди слід.

Регулярно працюйте з документами

Середньому американцю, який працює за наймом і не веде складної домашньої бухгалтерії, для утримання паперів в порядку досить виділити від півгодини до години щотижня і півдня раз в 3 місяці.

Раз в тиждень заповнюйте потрібні форми і розкладайте по папках з'явилися за 7 днів документи. Раз в 3 місяці знищуйте паперу, які вже точно не знадобляться, гуртуйте оплачені рахунки і оновлюйте інформацію про ваших фінансових справах (активи, пенсійний рахунок, іпотека), адже ви повинні в будь-який момент мати можливість швидко зібрати актуальну інформацію з цих питань.

На перших порах перспектива регулярно займатися документами буде здаватися гнітючою, але після того як ви відчуєте, яку свободу і впевненість це дає, ви будете отримувати задоволення від підтримки домашнього архіву в порядку.

фото Depositphotos

обзаведіться сканером

У 21 столітті грішно не користуватися можливістю надійно зберегти копії всіх потрібних документів в електронному вигляді. Придбайте компактний настільний сканер. Вони коштують недешево, але це не термінова покупка, і якщо ви деякий час будете відслідковувати знижки та спеціальні пропозиції на цю категорію товарів, то зможете купити його за дуже привабливою ціною.

Кожен документ, який надходить в домашній архів, в лічені секунди опиниться в електронному архіві - але не забувайте, що віртуальні папки і теги теж повинні бути в ідеальному порядку.

Для ще більш надійного копіювання документів можна скористатися хмарними сервісами (наприклад, Evernote або Dropbox) - тоді у вас залишаться копії документів навіть у разі неприємної непередбаченої ситуації на кшталт пожежі або пограбування.

Сортуйте пошту

Як правило, коли ви дістаєте з ящика пачку конвертів, у вас є час тільки викинути відверто непотрібні рекламні матеріали і прочитати важливі листи, що вимагають негайної реакції. Для всього іншого варто завести спеціальний кошик, щоб розбирати її вміст раз в тиждень.

Деякі на перший погляд незначні листи можуть стати в нагоді, наприклад, як доказ адреси проживання (proof of residence); це особливо важливо, якщо ви не отримуєте поштою рахунків на ваше ім'я.

Якщо це ваш випадок, заведіть окрему папку з листами, які можна використовувати як підтвердження адреси - на таких паперах повинно бути ваше ім'я і дата. Визначте термін, протягом якого ви зберігаєте такі документи (наприклад, 90 днів) і позбавляйтеся від застарілого раз в 3 місяці.

фото Depositphotos

Заведіть картотеку контактів

Незвична для вихідця з країн колишнього СРСР американська практика надання рекомендацій може лякати нових іммігрантів.

Створіть власну картотеку контактів. Внесіть туди колишніх начальників і співробітників, клієнтів, ділових партнерів, викладачів, господарів знімного житла, лікарів. До кожного імені додайте телефон, адреса, електронну пошту, посилання на сторінки в соціальних мережах.

Якщо у вас попросять контакти для рекомендацій при влаштуванні на роботу або оренді житла, ви зможете надати їх за лічені хвилини, а не присвячувати цьому цілий вечір.

Читайте також:

Як заводити корисні знайомства в Америці

Особистий досвід. Як мене змінила Америка

Найкорисніші додатки для життя в США

П'ять дрібниць в США, які роблять мене щасливою

Хочете більше важливих і цікавих новин про життя в США і імміграції в Америку? Підписуйтесь на нашу сторінку в Facebook. Вибирайте опцію «Пріоритет в показі» - і читайте нас першими. І не забудьте підписатися на ForumDaily Woman - там вас чекає маса позитивної інформації.